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10 dicas para organizar o fluxo de caixa da sua empresa

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Toda empresa precisa manter um Fluxo de Caixa organizado e atualizado constantemente. Saiba como tirar proveito dessa poderosa ferramenta.

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que registra as entradas e as saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período de tempo. Todas as movimentações financeiras deste período devem ser representadas no fluxo de caixa: receitasdespesascontas a pagarcontas a receber,empréstimosreembolsosrendimentos ou desvalorizações de investimentos, entre outros.

Para ser uma ferramenta de controle financeiro eficiente, o fluxo de caixa deve ser atualizado, se possível, todos os dias. Isso é importante e requer muita disciplina, pois ao manter atualizados os registros financeiros da sua empresa você pode tomar decisões importantes relacionadas a saúde financeira do seu negócio. Afinal, o principal objetivo de uma empresa é dar lucro, e conhecer suas receitas e despesas é essencial para que ele possa ser apurado.

Como organizar a ferramenta de fluxo de caixa para sua empresa

Além de atualizado, você também precisa manter seu fluxo de caixa organizado. Muitas empresas utilizam cadernos ou até mesmo planilhas de fluxo de caixa para registrarem todas as suas movimentações financeiras, porém não conseguem visualizar onde gastaram mais dinheiro ou qual serviço ou produto trouxe mais receita, nem antecipar possíveis problemas de caixa. Desta forma, ainda que o fluxo de caixa esteja atualizado, você corre o risco de não conseguir fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.

Como exemplo, utilizaremos uma empresa que presta serviços na área de gestão empresarial, dando consultorias e ministrando palestras.

1) Determine um período para o seu fluxo de caixa

Dependendo do tipo do seu negócio você pode controlar o fluxo de caixa por dia, semana, quinzena ou mês. Não escolha um período muito longo, senão você corre mais risco de perder o controle do seu fluxo de caixa. No exemplo da nossa empresa, o fluxo de caixa será mensal.

2) Defina uma maneira de identificar receitas e despesas

Você pode diferenciar receitas e despesas por cores e/ou por um sinal de subtração em frente ao valor. O importante é que seja fácil identificá-las no fluxo de caixa.

3) Identifique movimentações financeiras periódicas

Separe as receitas e despesas que são periódicas daquelas que não são. Assim, você pode registrá-las nos fluxos de caixa de períodos futuros e fazer previsões de pagamentos ou recebimentos.

4) Registre as contas a pagar

Despesas mensais como aluguel, contabilidade e Internet, pagamentos parcelados ou taxas anuais podem ser registrados como contas a pagar nos próximos meses. Assim, você terá o saldo atual consolidado do seu caixa e o saldo futuro provisionado, ou seja, já considerando as contas que você vai ter que pagar.

5) Registre as contas a receber

Se você vender serviços ou produtos de forma parcelada ou com prazo para o pagamento, faça os lançamentos das contas a receber para os próximos meses. Assim, seu saldo futuro provisionado já irá contemplar o dinheiro que irá entrar no caixa da empresa.

6) Crie categorias para classificar suas receitas e despesas

Crie uma classificação para suas receitas e despesas através de categorias. Crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de controle financeiro. Poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito superficial. Muitas categorias deixarão seu controle financeiro muito detalhado e complexo. O importante é encontrar o seu equilíbrio.

7) Crie centros de custos para agrupar suas despesas

Crie agrupamentos de despesas através de centros de custos (locais onde originam as despesas). Determine quais são os departamentos da sua empresa (Administração, Recursos Humanos, Comercial, Produção, etc) e crie centro de custos para agrupar as respectivas despesas. Assim, você saberá onde você está gastando seu dinheiro de uma forma mais estruturada. Se quiser entender melhor, pode ler nosso post sobre como utilizar centros de custo e lucro para turbinar o seu controle financeiro.

8) Crie centros de lucros para agrupar suas receitas

Da mesma forma que nos centros de custo, crie agrupamentos de receitas através de centros de lucro (locais onde as receitas são originadas). Centros de lucros podem ser projetos, produtos, serviços ou qualquer outra forma de agrupar receitas. Assim, você saberá de onde você está recebendo seu dinheiro.

9) Visualize seu fluxo de caixa por categorias de receitas e despesas

Depois de fazer a organização básica, para ter uma visão mais clara das movimentações financeiras da sua empresa, utilize uma ferramenta para visualizar seu fluxo de caixa classificado em categorias de forma gráfica. Isso pode ser feito tanto em planilhas do Excel como em softwares de controle financeiro, como o Granatum.

10) Visualize seu fluxo de caixa por centros de custo/lucro

Da mesma forma que nas categorias, utilize uma ferramenta para visualizar fluxo de caixa agrupado por centros de custo/lucro de forma gráfica. Isso te dará uma visão de onde vem e vai o dinheiro.

E aí? Já está usando o fluxo de caixa em sua empresa? Conte pra gente nos comentários!

 

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